Слово «автоматизация» знакомо всем. А что за ним скрывается, в чем суть автоматизации и почему успешные предприятия стремятся ее проводить, рассказывает финансовый директор УП «СофтСервис» Шостко Анжелика Федосиевна.
Работа бухгалтера увлекательна, полна риска и преодоления трудностей. Если с последними двумя утверждениями можно согласиться, то с первым читатель точно поспорит. Что может быть увлекательного в десятках толстых серых папок, с трудом умещающихся на полках, столах и подоконниках, бесконечных расчетах и заполнениях документов, нехватке времени, необходимости брать работу домой? Многие белорусские предприятия до сих пор работают «по старинке» — бухгалтеры ведут учет вручную, часто записывая одни и те же данные в несколько разных журналов; составление отчетов требует многочасового, а то и многодневного пересмотра различных папок. При этом бухгалтер не застрахован от ошибок, так, например, «перекрученные цифры» (когда цифры в числе меняются местами), приводят к многочасовому поиску этой, в сущности глупой оплошности.
Сделать работу бухгалтера действительно интересной, избавить ценного сотрудника от простых, но рутинных операций, которые способны провести компьютеры, можно при помощи автоматизации бухгалтерского учета.
Автоматизация выглядит таким образом. Все существующие документы по работе предприятия переносятся в память компьютера, программа устанавливает все необходимые взаимосвязи между ними. Человек, использующий ее, лишь вносит новые значения — о поступившем или проданном товаре, количество часов, отработанных сотрудником и т.д. Дальше программа сама рассчитает, кто кому что должен и за что, и даже напомнит о времени платежа.
Однако это не означает, что за бухгалтера все будет делать компьютер. Чтобы эффективно применять автоматизированную систему учета, надо знать, как ею пользоваться. Именно это пугает многих бухгалтеров и вызывает нежелание проводить автоматизацию. Но этот страх не обоснован – человек, сумевший разобраться в тонкостях белорусского бухгалтерского учета, легко перейдет на новый способ его ведения. Тем более автоматизация – это не веяние моды и не прихоть для удобства бухгалтера. В условиях современного ритма жизни и уровня конкуренции это острая необходимость. Даже если предприятие работает стабильно, оно должно двигаться вперед.
Каким же образом автоматизация повысит эффективность работы предприятия?
Во-первых, руководитель компании, используя данные автоматизированного учета, в любой момент сможет получить точную и отражающую реальное состояние дел информацию. И убедиться, что в бухгалтерии (и на всем предприятии) – полный порядок.
Во-вторых, бухгалтер сможет дышать свободнее и почувствует, что его работа по-настоящему интересна, так как:
— Ему не нужно будет многократно переписывать одну и ту же информацию в разные документы. «Главная книга» и журналы-ордера будут формироваться автоматически, на основе уже внесенных данных первичного учета.
— Чтобы узнать необходимую информацию, не надо будет терять времени на ее поиск в многочисленных папках либо у других сотрудников.
— Все проведенные операции будут сразу же заносится в программу, что сведет к минимуму случаи отражения одной и той же операции несколько раз;
— Долгая и кропотливая работа по составлению отчетов будет занимать несколько минут.
А в появившееся свободное время бухгалтер сможет более глубоко проанализировать деятельность предприятия, устранить ошибки, выявить резервы роста прибыли и с чувством гордости за проделанную работу выпить чашечку кофе.
В-третьих, правильность и оперативность предоставляемой бухгалтерской информации оценят и представители проверяющих инстанций. Аккуратные, отпечатанные на принтере отчеты и журналы легко проверять и сопоставлять. Налоговый инспектор потратит гораздо меньше времени на проверку, а хорошее впечатление, сложившееся у него об организации, положительно отразится на взаимоотношениях предприятия и административных органов.
Кроме бухгалтерского учета, автоматизация затрагивает все сферы хозяйственной деятельности предприятия — от составления планов и прогнозов до осуществления самых специфических расчетов и операций. Правильно проведенная автоматизация повышает эффективность бизнеса, а значит, это хорошая инвестиция в будущее компании.
Вы решились провести автоматизацию и раздумываете о подходящем программном обеспечении: отдать предпочтение лицензионному продукту или сэкономить, установив пиратскую версию? Мнение эксперта по этому поводу читайте в следующем номере.